Configurer mon agenda pour les tests Antigénique et Vaccins COVID

1) Activation de l’agenda

Par défaut, votre agenda aura été déjà configuré pour les tests antigéniques et/ou la vaccination selon l’offre à laquelle vous avez souscrit.

2) Réglage de l’affichage de l’agenda

Allez dans l’onglet ‘Agenda’ et cliquer sur le bouton en forme d’ordinateur en haut à droite de l’écran.

Paramétrez l’affichage de l’agenda selon vos jours et horaires d’ouvertures.  

Sélectionnez une vue 10 min pour correspondre à la durée du RDV Vaccination (par défaut). Pour une meilleure maniabilité de l’agenda, si vous changez la durée du RDV Vaccination, ajustez ici la tranche horaire sur la même durée.

Plusieurs options d’affichage existent : 

• Vue par jour
• Vue par semaine 
• Par liste

3) Réglage des motifs de RDV 

Allez dans la fenêtre de configuration en cliquant sur la roue crantée. 

Vous avez alors la possibilité d’ajouter des motifs, de choisir la couleur, la durée, la possibilité de réserver en ligne ou d’accepter de nouveaux patients.

Le Motif Vaccination Injection 1 et Injection 2 est déjà paramétré:

• Le créneau est de 10 min.
• Un formulaire est attaché au motif. 
• Cliquez sur le trombone pour le voir. Si le formulaire vaccination n’est pas déjà attaché au RDV, cliquez sur ‘Ajouter un formulaire’, puis cliquez sur ‘Formulaire’: le formulaire vaccination est dans les favoris Sélectionnez le et validez.
• Le formulaire est envoyé automatiquement au patient 24h avant le RDV. Vous pouvez choisir de l’envoyer à la prise du RDV, ou bien 24h, 6h ou 1h avant le RDV.
• Les consignes mentionnent que le vaccin est AstraZenaca
• Les consignes rappellent les populations éligibles à la vaccination. 
• Vous pouvez modifier les paramètres dans la modale ‘Motif Vaccination’. 

Si vous souhaitez avoir moins de RDV de vaccination sur un créneau d’1h, allongez la durée des RDV. Tel que configuré, pour 1h de vaccination vous aurez 6 RDV de 10 min .

Par défaut le motif ‘Test antigénique’ est paramétré de la sorte : 

• Un ‘Formulaire Antigénique sans signature patient’ est envoyé automatiquement au patient 1h avant le rdv. 
• Le créneau est de 10 min pour un RDV ‘Test antigénique’, affiché en vert dans l’agenda. 
• Annulation possible par le patient jusqu’à 48h avant le rdv afin de dissuader les annulations. 
• Chacun de ces paramètres est modifiable dans la modale ‘Motif Test antigénique’. 

Vous avez néanmoins la possibilité d’attacher au RDV Test antigénique le formulaire avec la signature patient:

• Allez dans ‘Agenda’, puis dans ‘motifs’, puis cliquez sur le motif ‘Test Antigénique’. Supprimez le formulaire attaché par défaut, et ‘Ajoutez un formulaire.’
• Allez dans ‘Formulaire multi section’, et choisissez le ‘Formulaire Antigénique avec signature’.

Pour attacher un document à un autre motif, suivez le même parcours que ci-dessus. Il n’est possible d’attacher que des formulaires crées et enregistrés en favoris dans votre compte, depuis la rubrique ‘Ordonnancier’, ‘Formulaire’.

3) Consignes patients et pièces jointes

Pour les motifs ‘Tests antigéniques’ et ‘Vaccination’, les consignes pré-remplies sont envoyées dans le mail de validation de prise de RDV.

Vous pouvez modifier les consignes envoyées par mail avant le RDV en cliquant sur le logo ‘crayon’.

4) Ouverture des créneaux en ligne

Sélectionnez la vue ‘gestion d’ouvertures’.

Cliquez sur l’agenda (ou cliquez-glissez) pour créer une plage d’ouverture.

Vous pouvez définir les horaires de la plage, la récurrence de la plage d’ouverture, et les motifs disponible à la réservation. La couleur des plages peut être changée. 

Lorsque vous souhaitez supprimer des créneaux de rendez-vous, cliquez sur celui-ci. Une fenêtre s’ouvre, où vous pouvez alors supprimer le créneau ou le modifier.