Ouvrir des RDV de vaccination en ligne et gérer des contraintes

Vous souhaitez ouvrir la prise de RDV en ligne aux patients :

1) Assurez vous que votre page de prise de RDV en ligne est activée,

Dans les Paramètres établissement, Agenda et Profil Public, tout en bas sur Page de Prise de RDV : cochez Ordoclic, et validez.
Vos patients peuvent trouver votre page profil et voir que vous réalisez la vaccination (indiquée par le tag Vaccination Anti-covid 19), et ensuite prendre RDV.

2) Activez les motifs Vaccination de votre choix

Dans Agenda, cliquez sur l’icône roue crantée pour trouver les motifs.

Plusieurs motifs de vaccinations sont à présent disponibles :

Vaccination antigrippale
Vaccination Anti Covid-19, dont 2 pour l’injection 1, 2 et 3 (Moderna et Pfizer), AstraZenecca pour l’injection 1 et 2, et Janssen unidose.

Cochez l’option ‘Réservable en ligne’ pour les motifs Vaccination de votre choix selon les commandes de doses réalisées.

Les patients ne pourront pas prendre un RDV pour une vaccination tant que vous n’aurez pas rendu le motif disponible à la réservation en ligne et ouvert des créneaux spécifiques pour ces vaccins.

3) Adaptez la durée de vos RDV vaccination à votre pratique.

Par défaut le motif est paramètré pour 10 min, soit 6 créneaux de RDV par heure.
Vous pouvez l’allonger afin de proposer moins de créneaux par heure en cliquant depuis votre agenda sur le roue crantée en haut à droite, puis sur le motif Vaccination.
Si vous modifiez la durée du RDV Vaccination, ajustez les paramètres de vue de l’agenda (l’icône ordinateur à droite dans votre page Agenda) et choisissez une tranche horaire de même durée que vos RDV.

4) Créez des plages d’ouverture Vaccination par motif / Vaccin (cf section dédiée)

Sélectionnez la vue ‘gestion d’ouvertures’.
Cliquez sur l’agenda (ou cliquez-glissez) pour créer une plage d’ouverture.
Choisissez la durée de la plage,
Vous pouvez ajouter une récurrence, par défaut toute ouverture est simple.
Sélectionnez le motif Vaccination pour le vaccin de votre choix puis validez.
Repetez l’opération pour chaque motif que vous souhaitez proposer.
Les patients peuvent prendre RDV en ligne depuis le site Covid-Pharma ou la page profil de votre pharmacie pour ce motif de vaccination précis.
Le patient doit passer à travers un test d’éligibilité avant de pouvoir prendre RDV. Chaque vaccin / injection a son propre test d’éligibilité selon les réglementations en place.
Vous pouvez suivre dans la modale ‘Informations Vaccination’ dans l’agenda le nombre de créneaux ouverts sur une période donnée (semaine par défaut), et le nombre déjà réservé. Un onglet Suivi des patients est aussi disponible.
Dans l’agenda, avec la vue ‘Gestion des RDV’ suivez les RDV pris par les patients.

4. Option: Définissez un nombre maximum de RDV sur une période

Dans votre agenda, dans la vue Gestion des contraintes, définissez le nombre maximum de RDV possible sur une durée définie à répartir sur un ou plusieurs motifs de RDV.

Un exemple : jeudi 9 septembre, vous souhaitez vacciner entre 14h et 18h, et vous avez 20 doses, donc 20 RDV à placer : mettez une limite de 10 RDV pour le motif Vaccination Moderna Injection 3 que vous venez de créer, sur la plage horaire ci-dessus.

Vous pouvez aussi répartir les RDV sur plusieurs motifs. Par exemple répartir ces 20 RDV sur les motifs Injections 1, 2 et 3 Moderna.

Dans ce cas, 20 créneaux seront ouverts, et dès que 20 patients auront pris RDV pour un de ces 3 motifs, la prise de RDV sera bloquée, et vous serez informé si vous essayer vous même de placer un RDV supplémentaire que la contrainte a atteint son maximum.

– Allez dans l’Agenda en vue Gestion des contraintes.

– Ajoutez une contrainte : sélectionnez le ou les motifs, et la période où la contrainte s’applique.

– Sauvegardez.

En cliquant sur Autre période de temps vous pouvez répliquer la contrainte plus rapidement.

Plusieurs contraintes pour des motifs différents peuvent se superposer sur la même période.